UNIT 2 BÀI 2
Công việc thường ngày tại văn phòng
| Dialogue 1 |
(Mr Smith invites Rose, his friend, to have a cup of coffee with him at a cafe nearby. Now they are talking over coffee about the ideal secretary.)
(Ông Smith mời cô Rose, bạn của ông ấy, cùng đi uống cà phê ở một quán gần đó. Bây giờ họ đang nói về một thư ký lý tưởng.)
A: What do people look for most in a secretary?
Điều người ta mong muốn nhất ở một thư ký là gì?
B: Well, loyalty, I think , is the first requirement. If a man can’t trust his secretary, whom can he trust?
À, tôi nghĩ sự trung thành là yêu cầu đầu tiên. Nếu một người không thể tin tưởng vào thư ký của mình thì ông ta có thể tin tưởng được ai?
A: Understandable. No relationship in business involves
a higher degree of trust and responsibility between two people than the secretary and boss. What is next, then?
Điều đó thật dễ hiểu. Không có mối quan hệ trong kinh doanh đòi hỏi mức độ tin tưởng và trách nghiệm giữa hai người cao hơn thư ký và sếp. Điều tiếp theo là gì?
B: Um… Next is conscience. A secretary should insure that things are done properly, and no loose ends are left untied.
Um… Điều tiếp theo là sự tận tâm. Một thư ký phải bảo đảm rằng mọi việc được thực hiện đúng, và không lơ là những công việc chưa hoàn thành.
A: Right, but initiative is aslo one of the basic qualities essential to a good secretary, I think.
Đúng vậy, nhưng tôi nghĩ sự chủ động trong công việc cũng là một trong những phẩm chất cơ bản thiết yếu với một thư ký giỏi.
B: Of course it is. A secretary should be able to act for her boss in his absence; again, most executives sometimes become overworked or non-objective and may miss obvious courses of action. So…
Tất nhiên là như vậy. Một thư ký phải có khả năng đảm nhiệm công việc khi sếp của cô ấy vắng nhà; thêm nữa đôi khi phần lớn những công việc hành chính là công việc ngoài lề hay không tên và có thể hiển nhiên không nằm trong quá trình thực hiện. Do vậy…
A: So a secretary should not permit her boss to make obvious mistakes, am I right?
Do vậy một thư ký không để cho sếp của mình mắc những sai lầm hiển nhiên như vậy, tôi nói vậy có đúng không?
B: You are quite right. On the other hand, however, he should be consulted before a major action is taken. In fact, true initiative is the ability to know when to act on your own and when to consult.
Cô nói rất đúng. Tuy nhiên, mặt khác ông ấy phải được tham khảo trước khi thực hiện. Thực tế, sự chủ động thực sự là khả năng nhận biết khi nào tự thực hiện và khi nào phải hỏi ý kiến.
A: The next thing, I think is the ability to write. Every secretary should at least be capable of handing routine correspondence for her boss and avoiding mistakes in English and in spelling. It is preferable, of course, if she has a real ability to write, to do reports and summaries, and take good minutes of involved meetings.
Tôi nghĩ điều tiếp theo là khả năng viết. Mọi thư ký ít nhất phải có khả năng giải quyết những công việc hằng ngày theo yêu cầu của sếp và tránh những lỗi trong tiếng Anh và trong đánh vần. Và tất nhiên sẽ tốt hơn hết nếu cô ấy có khả năng viết, làm báo cáo và tổng hợp, và tận dụng từng phút trong những cuộc họp liên quan.
B: I agree with you.
Tôi đồng ý với cô.
A: Well, what other qualities do you think an ideal secretary should have?
Vậy ông nghĩ những phẩm chất nào một thư ký lý tưởng phải có?
B: Tact and charm. Business can be tense, and tempers often get frayed. A woman who can not only avoid friction but aslo actually reduce it is of great value.
Khéo léo và quyến rũ. Công việc có thể căng thẳng, và tâm trạng thường nổi nóng. Một phụ nữ không những có thể tránh được xung đột mà thật sự còn giảm được nó, điều đó có giá trị lớn.