Kỹ năng viết thư giao dịch thương mại hiệu quả(3)

Posted on by admin
0

(Ngữ pháp và ngôn ngữ trong bài viết kinh doanh)

iFixit CEO Kylie Wins  đã từng nói trong một bài báo trên Tạp Chí HarVard rằng “Ngữ pháp đóng vai trò qua trọng hơn việc một ngừoi có khả năng ghi nhớ tiếng Anh ở trường như thế nào. Tôi nhận thấy rằng những người ít mắc lỗi trong các bài kiểm tra tiếng Anh thường ít mắc lỗi trong các bài viết hơn” Ông cũng nói thêm rằng trong chính doanh nghiệp của minh nơi  lập trình – giống như 1 kỹ năng viết – thực sử ất quan trọng, và LỖI SAI THƯỜNG NẰM LẨN KHUẤT Ở NHỮNG CHI TIẾT NHỎ BÉ. Thực tế, khi bạn vận hành một doanh nghiệp nghiệp lớn, bạn sẽ thấy lỗi ở khắp mọi nợ, nên tôi thường thuê nhân viên để xem xét cả những lỗi nhỏ đó”. Đối với khách hang hay đối tác, ngôn ngử phản anh được khả năng thanh công, văn hóa và khát năng phát triển và cả cách công ty vận hành. Do vây, khi nhân viên thực hiện các văn bản việc, cần tránh các lỗi ngữ pháp rất nhỏ và lối viết không thích hơn.

THEO DẠNG TỪ, CỤM TỪ & CÂU VĂN

Cuốn sách “ VIẾT THƯ TÍN HIỆU QUẢ” được viết bởi Ronnie Bouing, đã nói rằng, các danh từ phức tạp và danh từ chung hay những từ dài dòng cần được lược bỏ. Sử dụng ít các từ lóng hoặc từ trong ngành nếu đó không phải là tài liệu chuyên ngành. Thay vào đó những từ từ cụ thể và ngắn gọn nhưng mạnh mẽ nên được sử dụng. Hãy thử lấy ví dụ.

  • Thay vì sử dụng “WEALTHY BUSINESS PERSON”, hãy sử dụng “TYCOON”.
  • Nên sử dụng BOOM, chứ không phải BUSINES PROSPERTY.
  • Nên sử dụng CONSENSUS, không nên dung CONSENSUS OF OPINION
  • Nên sử dụng KIND hoặc CONSIDERATION, chứ không dung cụm “KIND CONSIDERATION
  • Nên dung “ BECAUSE”, chứ không dung “AS A RESULT OF”
  • Nên dung “NOW’, chứ không dung “ AT THE PRESENT TIME”

Trường đại họcc MIAMI cũng nói về những điểm dưới đây

  • Biến danh từ thanh động từ
  • Có gắng rút gọn không nên viết “it is …” hay “there are…” quá nhiều.
  • Tránh sử dụng những từ ngữ bóng bẩy và đơn giản hóa vấn đề. Ví dụ, nên dung USE thay vì dung UTILIZE
  • Hãy thận trọng với những danh từ tham chiếu. Ví dụ, THIS trong câu “THIS IS THE REASON BEHIND THE COMPANY’S RESTRUCTURING”. Nêu câu văn này đặt ở cuối của của một đoạn văn, bất cứ câu nói gì hay điều gì bạn đề cạp trước đó đều được coi là một lý do. Nên, hãy cố gắng rõ rang và xác định mọi điều hiển hiện tốt nhất có thể.

DƯỚI ĐÂY LÀ MỘT SỐ MẸO ĐỂ VIẾT CÁC VĂN BẢN DOANH NGHIỆP

  1. Sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động để tránh thể hiện quyền lực. Ví dụ

THE REPOR WAS SUBMITTED BY THE TEAM LEAD TO THE CEO (khoong nên dung)

THE TEAM LEAD SUBMITTED THE REPORTS TO THE CEO (nên dùng)

  1. Đối với giọng điệu trong văn bản, Đại học Purdue có nhấn mạnh đến SỰU TỰ TIN, THẲNG THẮN và NGHĨA KHÍ. Ví dụ,

YOU MUST AGREE THAT I AM QUAILIFED FOR THE POSITION (không nên viết)

MY QUALIFICATIONS IN THE AREAS OF ACCOUNTING AND CUSTOMER SERVICE MEET YOUR JOB REQUIREMENTS (nên viết)

  1. Trường đại học này cũng nhấn mạnh rằng để ứng dụng PARALLISM trong các văn bản viêt là điều cần thiết. ví dụ, nếu một chuỗi các sự kiện/ vấn đề bắt đầu bằng ĐỘNG TỪ, phần còn lại cũng nên bắt đầu bằng ĐỘNG TỪ.

Ví dụ: DUTIES: analyze data; CALL CLIENTS, write reports

Dưới đây là danh sách từ có thể được sử dụng trong văn bản thư tín thương mại

1