Nguyên tắc và kỹ thuật cơ bản (2)
Để tránh tình trạng trên, chúng ta cũng cần có những nguyên tắc ai ai cũng có thể áp dụng. Và những yếu tố dưới đây cần được cân nhắc trước khi bất tay vào viết các thư/ văn bản trong công việc.
MỤC ĐÍCH CỦA VĂN BẢN ĐÓ LÀ GÌ? . Chính điều này sẽ giúp định hướng và đối chiếu và cả những bước đi chi tiết cho toàn văn bản. Ngoài ra, mục đích của văn bản sẽ nói lên được giọng điệu, phong cách và cấu trúc thư mà bạn muốn viết. Đó, cũng chính là thông điệp và mục tiêu mà bạn muốn gửi tới ngưoi đọc.
Hãy xác định được mục đích và bạn sẽ thiết lập được những điều đúng đắn để viết ngay những dòng đầu tiên. Ví dụ, nếu mục đích của bạn là để trích dẫn và mời người tham dự tới cuộc thi tài năng hàng năm của doanh nghiệp, mà các chủ doanh nghiệp đều hiểu điều này sẽ giúp kết nối thành viên trong doanh nghiệp như thế nào.
Tất nhiện bạn sẽ không thể bắt đồng nghiệp phải đồng những đoạn văn dài giải trình về việc cuộc thi này sẽ giúp chúng ta tăng hiệu suất công việc này ra sao, HÃY VIẾT những câu thật ngắn gọn và gần gũi và thậm chí sử dụng những “từ lóng” của doanh nghiệp. Mục đích sẽ giúp người đọc có lối đi rõ ràng mà vẫn chuyên nghiệp, vẫn có những gạch đầu dòng và lời hướng dẫn rõ ràng.
Tất nhiên để có thể bắt mắt người đọc, bạn nên hỏi mình rằng liệu mục đích đó là để làm gì?
- thông báo
- thuyết phục
- tranh luận
- mời tham dự
- xác nhận thông tin
- điều tra khảo sát
- xin ý kiến
- từ chối hoặc chấp thuận điều gì
- kiến nghị hoặc đề nghị
NGƯỜI ĐỌC LÀ AI? Một bước quan trọng để thực hiện một tác động vào đối tượng của bạn là biết họ. Ví dụ, nếu bạn chỉ cần gửi một bức thư cho nhân viên về tham dự một cuộc họp vào ngày chủ nhật và nhắc lại rằng đó là một yêu cầu, một phần của lực lượng lao động của bạn có thể tiếp tục làm việc với những lo lắng trong đầu của họ bởi vì họ có nghĩa vụ họp vào ngày chủ nhật. Nếu bạn có thể viết thư xin việc mà không cần chạm vào bất kỳ tôn giáo, văn hóa hoặc các vấn đề nhạy cảm một cách không thoải mái, công việc sẽ được mượt mà hơn và đoàn kết trong nhân dân sẽ vẫn còn nguyên vẹn
Dưới đây là những phương pháp bạn có thể làm để biết đối tượng viết là người đi làm tốt hơn
- Nếu bạn muốn giao dịch bên ngoài với một công ty , hãy xác định về tầm nhìn, sứ mệnh, mục đích và thành tựu công ty đó đạt được. Nếu bức thư của bản phản ảnh được những điều trên, công ty đó sẽ nhận ra rằng bạn có ngừoi có mục tiêu và cố định hướng rõ ràng. Hãy thu thập những dữ liệu trên trang web điện tử của công ty đó, các mạng xã hội và cả những kênh thông tin doanh nghiệp khác.
- Nếu bạn gửi một đề xuất tới cá nhân, hãy cố gắng để hiểu được người xác nhận của họ, nỗi đau, vấn đề và mong muốn của cá nhân đó. Nếu bạ có thể trả lời một hoặc hai trong số nội dung dưới đây trong thư của bạn, bạn sẽ có một văn bản thú vị và thật đáng nhớ hơn nhiều.
- Bạn có thể nhìn cách một công ty giao tiếp thông qua các văn bản được xuất bản ra ngoài công chúng và cả những ấn phẩm của chính công ty đó. Bằng cách đó bạn biết bạn nên truyền đạt thông điệp gì tới họ.
- Một bài báo của tạp chí Business Insider đã đặt ra nhiều câu hỏi giúp bạn có thể cải thiện được kỹ năng viết của bạn
- Người đọc quan tâm đến điều gì? Và tại sao ngừoi đọc phải quan tâm đến điều đó.
- Người đọc sẽ được lợi gì? Và làm thế nào để thể hiện cho người đọc thấy lợi ích?
- Người đọc nên làm gì và sẽ làm gì?
- Khi nào người đọc nên thực hiện điều đó?
- Nếu người đọc thực hiện, chuyện gì sẽ xảy ra?
- Nếu người đọc không hành động,chuyện gì sẽ xảy ra?
- Ai khác sẽ là người cùng hưởng lợi?
- Người đọc sẽ tìm kiếm thêm thông tin ở đâu nữa
Xem thêm
Kỹ thuật viết thư giao dịch thương mại điện tử
Kỹ thuật viết thư giao dịch thương mại điện tử 1