Tôi đã tham dự nhiều lớp luyện viết ở trường đại học nhưng có lẽ hữu ích nhất là việc tập trung vào viết văn bản kinh doanh. Bạn cùng lớp của tôi và tôi đã dành một học kỳ chỉnh sửa ví dụ sau ví dụ về những từ ngữ, bản ghi nhớ và các tài liệu chuyên môn khác rời rạc và khó hiểu. Dưới đây là bảy lời khuyên đơn giản để văn bản được rõ ràng và súc tích.
- Giới hạn giới từ khi có thể.
Nếu bạn không nhớ những giới từ đó là, thì dưới đây là một danh sách những điều cơ bản. Khi bạn lạm dụng việc sử dụng giới từ, đoạn văn của bạn sẽ trở nên gẫy gập và thiếu chiều sâu. Ví dụ: ” The meeting on December 1 about the budget “ được cho là sắc nét hơn nếu viết “ The December 1 budget meeting.” Cũng lưu ý cách sử dụng giới từ và động từ, chẳng hạn như “come up with” hoặc “find out“. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các từ tương ứng “generate” hoặc “determine“.
- Tránh từ “very”.
Đâu đó thể hiện sự lười biếng và cũng thể hiện rằng bạn cân sửa lại những câu văn của bạn cho thận trọng và chỉn chu hơn. Ví dụ, hãy xem xét: “ The very tall man strode to the front of the line.” Các cụm từ “rất cao” (very tall) không giúp cho người đọc hiểu nếu người đàn ông có chiều cao sáu feet hoặc anh ta phải cúi đầu khi đi vào cửa với chiều cao bảy feet.
Còn với câu:” Standing a head taller than everyone in the room the man strode to the front of the line ” . Và câu nói chỉ rõ được chiều cao của anh ấy thể hiện được chi tiết vấn đề phải không?
- Thận trọng với các dạng của động từ “to be” như am, are, is, was, were, being, và been.
Bạn nên thường xuyên đưa ra những câu nói mang tính chất chủ động chứ không phải bị động. “There are three things you can do to improve your golf game” sẽ chặt chẽ hơn câu “three things can improve your golf game.”
- Đừng cố gắng để gây ấn tượng với các biệt ngữ hoặc những từ lớn.
Độc giả không đánh giá cao sự đột phá trong văn bản, thay và đó họ sẽ luôn coi trọng một thông điệp trong sáng và rõ ràng.
- Hạn chế sử dụng dấu chấm than
Lạm dụng đấu chấm than sẽ làm giảm ý nghĩa của chúng trong văn bản, do vậy không nên sử dụng quá 1 DẤU CHẤM THAN trong 01 câu.
“Elmore Leonard đã viết dấu chấm than:” Bạn được phép có nhiều hơn hai hoặc ba lần so với 100.000 từ trong văn bản. ‘Có nghĩa là, trung bình, một dấu chấm than đánh dấu mỗi cuốn sách và một nửa cuốn sách “
Trong khi đó:
Stuart Jeffries của The Guardian chỉ ra. “Trong cuốn sách thứ chín loạt Discworld Terry Pratchett của Eric, một trong những nhân vật khẳng định rằng ‘Nhiều dấu chấm than là một dấu hiệu chắc chắn của một tâm bệnh.'”
- Giới hạn email chỉ từ năm câu hoặc ít hơn.
“Thực sự thì tôi thấy điều này không hay cho lăm. Bạn sẽ có rất nhiều điều quan trọng để nói. Tuy nhiên, điều quan trọng hơn là hiểu được tất cả những lời giải thích trong đó. Tốt hơn, là ba câu. Mục tiêu của bạn là giúp người đọc dễ dàng trả lời ngay lập tức từ chiếc điện thoại thông minh của họ, ” tư vấn sáng lập 42Floors Jason Freedman cho biết.
- Đọc thành tiếng.
Trước khi chuyển văn bản của bạn đến người nhận,hãy đọc to lên. Như vậy sẽ có thể loại bỏ các lỗi chính tả, từ ngữ thiếu, hoặc các lỗi khác bạn có thể chưa phát hiện.
Người dịch: Diệu Từ Lạc
Hiệu đính: Tâm Nghiêm
Nguồn: www.inc.com
Tham khảo: Luyện viết tiếng anh ở đâu tại đây