Tôi đã tham gia vào rất nhiều lớp học viết ở trường đại học nhưng có lẽ bài học có ích nhất là tập trung học kỹ năng viết thương mại.
Bạn tôi và tôi đã dành gần cả một kỳ học để sửa đi sửa lại những từ ngữ và những bức thư tín rối rắm và khó hiểu. Dưới đây là 7 lời khuyên đơn giản để bạn có thể viết 1 thư giao dịch thương mại rõ ràng và súc tích hơn.
HÃY HẠN CHẾ GIỚI TỪ NẾU CÓ THỂ
Nếu bạn không thế nhớ chúng là gì,thì bạn có thể lập danh sách lại những từ cần nhờ, Vì khi đã bị lạm dụng quá nhiều giới từ, bức thư của bạn sẽ bị rối rắm bởi các giới từ và bạn bắt đầu dài dòng lan man
Ví dụ : “ The meeting on December 1 about the budget “ sẽ sắc bén hơn cụm “The December 1 budget meeting.”
Bên cạnh đó, bạn cũng có một vài giới từ đứng sau động từ, ví dụ như “ come up with “ hoặc “ find out “. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng từ “ generate“ hoặc “ determine“ tương ứng.
TRÁNH SỬ DỤNG TỪ “VERY” (RẤT)
Nếu bạn viết như vậy thì có tể bạn sẽ bị coi là lười biếng, do vậy bạn cần phải chỉnh sửa để tạo ra những câu nói dứt khoát và mạnh mẽ hơn.
Ví dụ, có câu: “ Người đàn ông kia rất cao đi thẳng tới đường ranh giới.”. Cụm từ “rất cao” không giúp cho người đọc hiểu rõ hơn nếu người đàn ông đó cao 6 feet hoặc có tới 7 chiếc chân vịt. Vậy còn: “ Đứng cao hơn hẳn so với tất cả mọi người trong phòng, người đàn ông sải bưới đi thẳng tới vạch kẻ.”
Phải chăng ví dụ thứ hai đã vẽ nên bức tranh rõ ràng hơn khi có được một tác nhân để so sánh chưa?
HÃY CHÚ Ý TỚI CÁC ĐỘNG TỪ TO BE
“Có 3 điều bạn có thể làm để cải thiện trò đánh gôn của bạn” sẽ rõ ràng hơn là bạn viết “ 3 điều giúp cải thiện trò chơi đánh gôn của bạn.”
Đừng cố gắng để gây ấn tượng với những lời nói khó hiểu hoặc những từ ngữ lớn lao.
Những người đọc sẽ không đánh giá cao sự cố gắng cùa bạn nhưng sẽ để lại những lời nhắn nhủ có giá trị.
SỬ DỤNG DẤU CHẤM THAN HIỆU QUẢ
Lạm dụng chúng quá nhiều dấu chấm than sẽ làm giảm đi sự giá trị của chúng. Bạn cũng chỉ nên sử dụng 1 dấu chấm than thôi.
Elmore đã nói, “Bạn không được phép viết quá 2 – 3 dấu chấm than chó 100,00 từ vựng đối với 1 bài văn”. Điều đó có nghĩa lfa trung bình cứ mỗi dấu chấm than xuấ hiện trên 1 cuốn sách hoặc 1.5 dấu chấm than cho 1 cuốn sách”
“Trong cuốn sách thứ 9 cuar loạt Terry Pratchett’s Discworld, Eric, một trong những nhân vật cốt chuyện đã nói rằng “quá nhiều dấu chấm than thể hiện một bộ óc nhạt nhẽo”
ĐỪNG BAO GIỜ VIẾT THƯ ĐIỆN TỬ ÍT HƠN 5 CÂU
“Tôi hiểu, bạn có quá nhiều điều quan trọng muốn nói. Nhưng dù sao, đọc bức thư đó còn quan trọng hơn là việc ngồi giải thích mọi điều”.
Hơn nữa, bạn nên lưu ý 3 điều. Mục đích của bạn là làm cho người đọc thấy dễ dàng và phản hồi ngay lập tức từ chiếc điện thoại thông minh của anh ta” – theo lời người sáng lập 42Floors, Jason Freedman
TRƯỚC KHI GỬI, HÃY ĐỌC TO BỨC THƯ CỦA MÌNH LÊN
Trước khi chuyển thư/gửi thư, bạn thử đọc to bức thư điện tử của mình lên mà xem. Làm như vậy bạn có thể chỉ ra được lỗi chính tả, sử dụng từ và thậm chị cả những lỗi mà bạn chưa bao giờ nghĩ mình sẽ mắc phải.
Bạn có thể tham khảo: Luyện viết tiếng anh thương mại tại đây