Doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn thì vẫn cần phải viết thư tín thương mại . Và cho dù bạn làm nghề gì hay làm chức vụ gì thì bạn vẫn cần phải đảm bảo được sự chuyên nghiệp của mình qua mỗi bức thư điện tử và đặc biệt là khả năng ngữ pháp.
Viết và Nói là 2 kỹ năng truyền đạt; không phải hai kỹ năng tiếp nhận như NGHE + ĐỌC . Nên khi bạn thực sự quan tâm tới việc Người khác nhìn mình thế nào – đây cũng là bước tham chiếu để đánh giá lại bản thân – thì bạn cần tiếng anh giao tiếp (viết + nói) hợp lý trong công việc.
LỖI SỐ 1: I – ME
Đây là từ loại thường được xuất hiện trong những bức thư điện tử, ví dụ như:
- Thanks for meeting Steven and I for lunch yesterday
- Please send the latest files to John and I
ME là một từ loại nhỏ, nhưng mọi người dường như đều dè chừng khi sử dụng từ này.
“Khi còn là đứa trẻ, chúng tôi thường được sửa lỗi sai kỹ năng viết như “Christina and me are going to the store!”. Và mẹ vẫn nhắc chúng tôi hàng trăm lần rằng chúng tôi nên sửa thành “Christina and I”. Một số người nghĩ rằng chúng đúng nhưng thực sự không phải vậy. HÃY NHỚ RẰNG: từ ME không sai. Đó là một đại từ đứng ở vị trí tân ngữ hoặc sau giới từ.
Câu đúng tôi nên sửa lại là
THANKS FOR MEETING STEVEN AND ME FOR LUNCH YESTERDAY
PLEASE SEND THE LATEST FILES TO JOHN AND ME
LỖI THỨ 2: i.e. – e.g.
Rất nhiều người thậm chí là các giáo viên tiếng anh vẫn dùng sai các thuật ngữ viết tắt này. Họ nghĩ chúng giống nhau và có mối liên hệ với nhưng, nhưng thực chất đây là 2 từ hoàn toàn khác nhau
i.e. là tiếng Latin và là viết tắt của từ ID EST (= that is)
Trong khi, e.g. cũng bắt nguồn từ tiếng Latin nhưng lại là viết tắt của EXEMPLI GRATIA (for example).
Hai câu dưới đây mới thực sự là hai câu đúng; thể hiện đúng CHỨC NĂNG của hai từ thường bị lặp lỗi
- Our bounce rate is pretty high, i.e. visitors are exciting our website quickly and don’t seem interested in our content.
- We use several important marketing metrics, e.g, bounce rate, time on site, and number of unique visitors.
LỖI SỐ 3: Danh động từ
Nghe đã thấy phức tạp rồi phải không?
Bạn có thể nghĩ rằng danh động từ đơn giản chỉ là ĐỘNG TỪ + V-ING (động từ thêm đuôi ING ở đằng sau) và chúng được đứng đầu câu giống như chủ ngữ của câu. Tuy nhiên khi chúng không bổ nghĩa cho một danh từ ở trong câu, động danh từ có thể thực sự sẽ khiến bạn thấy bối rối và khó hiểu.
VÍ DỤ:
BUBBLING QUICKLY ON THE COUNTERTOP, THE INVESTORS WERE IMPRESSED BY THE NEW COFFEE MACHINE.
Nhưng thực chất, bạn nên nói rằng
BUBBLING QUICKLY ON THE COUNTER TOP, THE NEW COFFEE MACHINE IMPRESSED THE INVESTORS.
LỖI SỐ 4: “ USE” và “UTILIZE”
Viết tiếng anh tốt có nghĩa là bạn không còn sử dụng nhiều từ ngữ dài, loằng nhoằng và phức tạp; đơn giản NHỮNG TỪ NHỎ BÉ sẽ làm điều đó. Rất nhiều người sử dụng từ UTILIZE trong các thư điện tử và các bản ghi nhớ vì họ nghĩa rằng bức thư của họ sẽ ấn tượng hơn; thông thái hơn hay thú vị hơn. Đáng tiếc thay những từ này không cần thiết mà thậm chí lại còn bị sử dụng quá lố.
Từ USE là một từ hoàn toàn phù hợp và USE sẽ làm tốt nhiệm vụ của một từ với nghĩa đơn giản là SỬ DỤNG.
LỖI SỐ 5: CÓ CẦN THIẾT VIẾT TẮT?
Nhiều người sử dụng lối viết tắt tiếng anh trong nhiều câu. Ví dụ như câu này:
THAT COMPANY’S PRESENTATION IS FULL OF GREAT IDEA’S AND IT GET’S RIGHT TO THE POINT OF IT’S STRATERY – YOU’LL LOVE IT.
Dấu lược thường được sử dụng để ám chỉ “sở hữu” và “viết tắt”. Nhưng bạn đừng sử dụng dấu lược với “s” khi ám chỉ tới danh từ số nhiều (IDEAS, không phải IDEA’S) và đừng có viết động từ đúng (GETS) thành một đông từ sai (GET’S)
Hãy nhớ rằng tất cả mọi điều bạn viết sẽ khiến người đọc thông thái hiểu được bạn là ai. Những điều đơn giản và nhỏ bé sẽ tạo nên sự khác biệt. Lối viêt quá học thuật và uyên bác đơn giản chỉ thể hiện rằng năng lực giao tiếp của bạn với các nhà đầu tư, nhân viên, nhà thầu và thậm chí là khách hàng thấy chán nản.
Cố gắng tránh sử dụng những lỗi trên trong thư tín thương mại tiếng anh. Bạn sẽ thực sự biến mình thành một người giao tiếp tiếng anh hiệu quả